Tại sao văn phòng ảo trở thành xu hướng hiện nay

BLOG Kiến thức Kinh nghiệm

Với sự phát triển của nền kinh tế trong thời đại công nghệ 4.0, số lượng các bạn trẻ Start-up cũng như số lượng công ty được thành lập ngày càng nhiều. Mỗi một công ty muốn đăng ký giấy phép kinh doanh hay đi vào hoạt động đều cần có một trụ sở. Trong giai đoạn đầu mới thành lập với môi trường cạnh tranh đầy khắc nghiệt này, các công ty buộc phải cắt giảm nhiều chi phí để có thể thu lợi nhuận và tiếp tục phát triển. Chính vì vậy văn phòng ảo ra đời và là sự lựa chọn hoàn hảo cho các bạn trẻ vừa mới Start-up hay các công ty, doanh nghiệp vừa và nhỏ. 

Vậy văn phòng ảo là gì?

Văn phòng ảo (Virtual Office) là thuật ngữ dùng để mô tả hình thức văn phòng cho thuê với diện tích 0m2 làm văn phòng đại diện trong đó mọi thông tin giao dịch đều được chuyển hướng về trụ sở chính.

Văn phòng ảo cho phép người thuê được sử dụng các tiện ích như một văn phòng thực tế: bộ phận lễ tân, địa chỉ đăng ký kinh doanh, số điện thoại, số fax, phòng tiếp khách,….

Doanh nghiệp không cần thiết phải có nhân viên làm việc thường trực. Bộ phận nhân sự của văn phòng ảo sẽ trả lời điện thoại, nhận fax, email và các giấy tờ liên quan với tư cách là thư ký của công ty. Sau đó, tất cả những thông tin này sẽ được gửi đến tận nơi cho công ty khách hàng.

Đối tượng phù hợp với văn phòng ảo

  • Giám đốc các doanh nghiệp vừa và nhỏ muốn mở rộng chi nhánh hoặc văn phòng đại diện ngay tại trung tâm thành phố.
  • Các cá nhân đang chuẩn bị hoặc mới thành lập doanh nghiệp.
  • Các chuyên viên tư vấn và các nhóm dự án.
  • Văn phòng đại diện có quy mô nhỏ.
  • Các công ty nước ngoài đang hoạt động trong thời gian thăm dò thị trường.

Tại sao nên thuê văn phòng ảo?

    1. Tiết kiệm chi phí

Lý do đầu tiên mà các cá nhân, doanh nghiệp lựa chọn sử dụng văn phòng ảo đó là tiết kiệm được một khoản chi phí không hề nhỏ.

Bạn không cần phải bỏ một khoản tiền lớn để thuê văn phòng, đội ngũ set-up, không phải trả lương cho các nhân viên lễ tân, không phải trả tiền cho các máy móc thiết bị, không phải trả phí dịch vụ mà bạn vẫn có được 1 văn phòng hoàn hảo. Điều này giúp bạn giảm bớt rất nhiều thời gian và tiền bạc trong giai đoạn đầu mới hoạt động, từ đó tập trung năng lực vào các hoạt động kinh doanh của mình.

     2. Địa điểm giao dịch thuận lợi

Đa số dịch vụ cho thuê văn phòng ảo hiện nay đều sở hữu văn phòng nằm ở trung tâm thành phố. Đây là một ưu điểm rất đáng cân nhắc vì thời gian di chuyển đến văn phòng giao dịch của bạn sẽ được tiết kiệm tối đa. Ngoài ra, đối tác và khách hàng sẽ dễ dàng tìm kiếm vị trí văn phòng của bạn.

    3. Cơ sở vật chất hoàn thiện

Đa phần các văn phòng ảo đều được đặt ở các tòa nhà văn phòng, với cơ sở vật chất hiện đại. Tất cả các văn phòng ảo đều có quầy lễ tân, bàn làm việc, thiết bị văn phòng, internet, phòng họp…Bạn đều được quyền sử dụng tất các các dịch vụ ở đây khi sử dụng văn phòng ảo.

Dịch vụ văn phòng ảo

    4. Xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp cho Công ty

Sự chuyên nghiệp không chỉ thể hiện qua tác phong mà còn được thể hiện qua không gian và các yếu tố hữu hình xung quanh. Văn phòng tại trung tâm sẽ tạo nên hình ảnh sang trọng, hiện đại cho một doanh nghiệp từ vị trí, cơ sở vật chất cho đến các dịch vụ đi kèm. Từ đó mang lại cái nhìn tích cực của khách hàng và đối tác về công ty bạn, góp phần cho sự phát triển vững mạnh trong tương lai của công ty.

    5. Vẫn nhận thông tin đầy đủ như văn phòng truyền thống

Mặc dù bạn không có làm việc thường xuyên tại địa chỉ văn phòng ảo nhưng mọi thông tin hay giấy tờ của Công ty vẫn được nhận đầy đủ và bảo mật. Ngoài bộ phận trực lễ tân chuyên nghiệp tiếp đón khách và giấy tờ, thì mọi cuộc gọi đến của Công ty đều có bộ phận chuyển đến máy điện thoại bạn, để đảm bảo bạn không bao giờ bỏ lỡ cơ hội tiếp xúc với khách hàng, đối tác. Hệ thống cũng sẽ tự động ghi âm lại lời nhắn và chuyển vào hộp thư thoại khi bạn không thể trả lời điện thoại.

    6. Tăng cơ hội giao lưu, phát triển doanh nghiệp

Với nhiều Công ty việc lựa chọn văn phòng ảo cũng là một cách rất hiệu quả để có thể tìm kiếm đối tác, nhà đầu tư và quan trọng nhất là các đối tượng khách hàng tiềm năng.

Bởi vì trong một văn phòng ảo có rất nhiều những nhân viên, doanh nghiệp thuộc các ngành nghề, lĩnh vực khác nhau cùng sử dụng. Nếu như bạn đang có nhu cầu tìm một dịch vụ nào đó cho công ty của mình thì rất nhanh sẽ nhận được những tư vấn tận nơi từ một công ty “hàng xóm”. Hoặc thậm chí có những doanh nghiệp nước ngoài đang tìm kiếm những Start-up trẻ cũng thường lựa chọn loại hình văn phòng ảo này để có thể sàng lọc và đánh giá một cách chính xác nhất.

Please follow and like us:

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.